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電話やメールで転職の求人情報について問い合わせる際のマナー

転職ノウハウ

求人情報について問い合わせる

転職の求人情報を見ていると、疑問点や気になる点が生じてくることもあるでしょう。疑問点は、企業に直接問い合わせて解消しておいた方が納得した転職ができます。ただし、企業に問い合わせをする際にはいくつかのマナーがあるため注意が必要です。

今回は、電話やメールで転職の求人情報について問い合わせる際のマナーについてご紹介します。問い合わせの段階から選考は始まっていると考え、マナーを守ってコンタクトを取りましょう。

聞きたい内容がすでに記載されていないか確認する

自分で調べる努力

まずは、問い合わせしたい内容がどこにも記載されていないことをよく確認しましょう。ホームページや求人情報サイトで説明されているにもかかわらず問い合わせをしてしまうと、自分で調べる努力をしてないのではないかと疑われてしまいます。問い合わせの前に、ホームページや求人情報サイトを念入りにチェックしてください。
また、問い合わせの内容があまりにも不躾なものだと印象が良くありません。特に「残業はどのくらいあるのか」「3年後の給与はどのくらいを見込めるのか」など、待遇面に関する細かい内容を聞くことはタブーです。まだ応募することが決まっていない会社でも、質問の内容には気を付けましょう。

電話で問い合わせする際のマナー

電話で問い合わせ

電話を掛ける時間帯にも気を遣う必要があります。必ず忙しいと予想される時間帯を外して掛けるようにしましょう。特に始業前後や昼食時、終業前後の時間帯は避けるべきです。 また、電話をする際はなるべく固定電話を使用し、周囲が静かな状況であることを確認してください。やむを得ず携帯電話から掛ける場合は、途中で切れてしまうことがないように電波状況が良い場所を選ぶ必要があります。もしも途中で切れてしまった場合は、速やかにこちらから掛け直して一言お詫びの言葉を述べましょう。

電話を掛ける際は、手元に求人情報やメモ帳、スケジュール帳、筆記用具などを一通りそろえておきます。電話がつながったら、初めにきちんと名前を述べた上で求人情報に関して確認したいことがある旨を伝え、なるべく簡潔に質問をしてください。答えをもらったら、お忙しいところありがとうございました、とお礼の言葉を述べて電話を切ります。

メールで問い合わせする際のマナー

メールで問い合わせをする場合も、最低限のマナーとして深夜や早朝は避けてください。 また、現職の会社のメールアドレス(在職中の企業のドメインネームが入ったアドレス)を使用してメールを送ることは絶対にやめましょう。

求人に関する問い合わせメールであることを採用担当者がすぐに理解できるよう、メールの件名には自分の名前と簡単な用件を記載し、本文には質問事項をわかりやすくまとめて記載します。質問事項が複数ある場合には、箇条書きにすると見やすくなるためおすすめです。 採用担当者から回答メールが届いたら速やかにチェックし、返信してくれたことへのお礼を述べましょう。お礼の返信はつい忘れてしまいがちですが、お礼をするかしないかで印象は大きく変わります。

お詫びの気持ちをしっかりと伝える

遅刻して面接に到着したら、迷惑を掛けたことに対するお詫びの気持ちを必ず伝えましょう。事前に電話を入れたからといって何も言わないことは、社会人としてのマナーに反しています。採用担当者はもちろん、面接に関わる全ての方に対してきちんと謝罪の言葉を述べてください。 もしもグループ面接などに遅れた場合は、採用担当者だけでなく他の面接者たちにも一言お詫びをしましょう。全ての人に分け隔てなく、誠実な謝罪の意思を見せることがイメージ回復につながることもあります。

電話よりもメールの方がベター

電話で問い合わせをすると、話している間、採用担当者の仕事の手を止めてしまうことになります。 一方メールの場合は、手が空いたタイミングで対応してもらうことができるため、企業側にとっての負担が少なくなります。 緊急で確認しなければならないこと以外は、なるべく電話ではなくメールを使用して問い合わせるようにしましょう。

おわりに

今回は、電話やメールで求人情報について問い合わせる際のマナーについてご紹介しました。まだ問い合わせの段階だからといってマナーのなっていない行動を取ってしまうと、大きなマイナスイメージを与えてしまう可能性があります。問い合わせの段階からすでに企業の目は光っていると考え、気を抜かずに社会人としてのマナーを守りましょう。