近年、問い合わせる際の方法は、電話よりもメールが主流になってきました。以前、【電話やメールで転職の求人情報について問い合わせる際のマナー】でもメールでの問い合わせ法に触れていますが、今回はもう少し詳しくご紹介します。
1.ひと目で内容がわかる件名にする
人事・採用担当者は、毎日多くの人とやり取りをしています。ですので、ひと目で内容がわかる件名を付けることがとても重要です。【求人の問い合わせ】【アルバイト応募の件】などわかりやすい件名にしましょう。
件名を空白にして送ってしまうのはNGです！ 最悪の場合、開いてもらえないということもありますので、気を付けましょう。
2.名前は必ず『フルネーム』で記載
電話での問い合わせでもフルネームは必須ですが、メールも同様です。どこの媒体を見て問い合わせをしたのかも、セットで記載するようにしましょう。
(例)
キャリさぽの求人情報を拝見し、ご連絡致しました△△ △△と申します。
そして、文章の最後に名前を記入することを忘れないでください。ビジネスマナーとして、名前の下には、『住所』『メールアドレス』『電話番号』も記載するようにしましょう。あらかじめ、署名設定をしておくと便利です。
(例)
△△ △△
住所：東京都中央区〇〇1-2-3 〇〇〇アパート301号室
メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇
電話番号：090-×××-×××（※繋がりやすい番号を記載しましょう）
3.誤字・脱字に気を付ける
誤字・脱字が多いと「採用しても大丈夫かな…」と面接前に担当者は不安になってしまいます。【送信】ボタンを押す前に、間違い探しをするような感覚でメールの見直しを2、3回行いましょう。当たり前のことですが、家族・友人とのやり取りではないので、絵文字・顔文字の使用はNG！ あまりにも文章がひどい場合、面接まで進まない場合もありますので要注意です。
4.簡潔・シンプルな文章を心がける
ダラダラと長い文章はNGです！ 1文30文字以内で要件をまとめた文章がベストです。使い慣れていない言葉を使い、変にかしこまった文章を作る必要はありません。
【です・ます】を使ったわかりやすい文章にすることが、シンプルで読みやすい文章を作るコツです。
5.番外編
24時間以内に返信を！
問い合わせた店舗から返信がきた場合は「すぐに返信する」という意識で、なるべく24時間以内に返信しましょう。だからといって、夜中や朝方に返信をするのはあまり好ましくありません。なるべくお店の就業時間内に送るようにしましょう。
最後に…
電話での問い合わせ同様、メールでの問い合わせも、面接前の印象を左右するうえで大切です。「丁寧な文章で書こう」という気持ちはしっかりと文面に表れます。ステキな職場で働けるよう、まずは面接突破に向けて頑張りましょう！